Política
1.
OBJETO
GESTIÓN IDÓNEA S.A.S. Considera
muy importante la protección de los datos personales ya que estos son
inherentes a la persona natural o jurídica, por esta razón dentro de los
procesos internos de la empresa, se brindara la garantía y la seguridad a todos
los datos personales que a ella
ingresen, los mismos se manejaran de acuerdo a los lineamentos estipulados en
la ley; logrando con esto que toda persona que suministre datos a nuestra
empresa tenga la confianza de tener una administración adecuada a sus datos.
2. ALCANCE
Esta política aplica
para todos los trabajadores de
GESTIÓN IDÓNEA S.A.S., así como para los clientes, contratistas, invitados y todos
los procedimientos internos de la empresa.
3. HABEAS DATA
El gobierno nacional ha establecido la "Ley de Habeas Data" (ley 1266 de 2008), con el objeto de proteger el derecho constitucional expresado en el artículo 15 de la Constitución política que indica que todas las personas tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas, además, en la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetaran la libertad y demás garantías constitucionales.
La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables, solo pueden ser interceptados o registrados mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.
No es aplicable a los datos mantenidos en el ámbito exclusivamente personal o doméstico y aquellos que circulan internamente.
4. RESPONSABILIDADES
La responsabilidad de esta política respecto de su definición y actualización corresponderá a la Dirección Jurídica de la empresa, con la aprobación de la Gerencia; la responsabilidad de velar por el cumplimiento de esta política estará a cargo de la Dirección Administrativa de la empresa.
5. DEFINICIONES
DATOS PERSONALES: Es aquella información que puede usarse para la identificación, localización o contacto con una persona determinada y natural. Entre ellos se encuentran los números de identificación, huellas dactilares y demás datos que puedan llevar a la identificación de alguien. Dentro de estos es importante precisar que algunos de estos datos son públicos, por decisión propia de la persona, o porque hacen parte de la información pública de la misma.
BASE DE DATOS: Conjunto de datos que sean compilados, recopilados de una o varias personas relacionadas por materia o un mismo contexto.
TITULAR: Persona que suministra o a quien se le requiere datos personales para ser analizados, recopilados. Esta persona es quien tiene el derecho de modificar, actualizar y conocer en que consta la información referente.
TRATAMIENTO DE DATOS: Es el procedimiento que se realiza en todos los procesos que se ejecutan sobre los datos suministrados.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: persona
natural o jurídica encargada de ejecutar los procesos que recaen sobre los
datos.
AVISO DE PRIVACIDAD: Es aquella indicación verbal o escrita que debe realizar el responsable del tratamiento de los datos al titular de los mismos, donde le informe sobre la política y uso de los datos relacionados en el caso y los derechos que tiene frente a este tratamiento.
AUTORIZACIÓN: Manifestación y consentimiento que realiza el titular de los datos frente a las políticas de tratamiento.
DATO PÚBLICO: El Decreto 1377 de 2013 estipula el dato público como aquel que no sea privado o sensible, también indica que será cualquier dato que se encuentre en un documento público, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
DATOS SENSIBLES: Son aquellos que están conformados por todo tipo de dato al cual se le deba implementar un uso especial, pues la información contenida puede afectar la intimidad del titular, “el uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales…"
TRANSFERENCIA: Es cuando quien está encargado del tratamiento de los datos se encuentra en Colombia, envía los datos a través de diferentes medios a un receptor que se encuentra fuera o dentro del país y este también es responsable del tratamiento de los mismos.
6. AUTORIZACIÓN PARA LA RECOLECCIÓN DE DATOS
Esta autorización deberá ser
realizada por el titular de los datos y deberá hacerla de forma verbal o
escrita y en ella debe manifestar su consentimiento para la utilización y
recolección de sus datos, el encargado del tratamiento de datos tendrá la
obligación de informar al titular las políticas de uso de los datos, explicando
con ellas claramente el motivo por el cual se le han solicitado los datos y
cuál es su fin, dicha actividad deberá realizarse en el momento en que se
solicita la recolección de los datos.
Se entenderá entregada la autorización cuando el titular (persona natural o Jurídica) suministre los datos y lo haga de forma escrita a través, del formato J-TD-F-001 si es una persona natural y con el formato J-TD-F-002 si es persona jurídica, dichos formatos están estipulados por la Dirección Jurídica de la empresa; si no se pudiere realizar de forma escrita por algún motivo, entonces se podrá de forma oral siempre y cuando esta quede grabada en un archivo de audio y donde a través de la voz del titular indique su identificación y nombre completo y que está de acuerdo con el tratamiento de datos; si el titular guarda silencio este no se tomara como autorización.
Para los siguientes casos no se necesitará autorización:
a.
Cuando la información sea requerida por
una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o
por orden judicial;
b.
Cuando los datos sean de naturaleza
pública;
c.
Cuando los datos sean requeridos por una
urgencia médica o sanitaria;
d.
Cuando los datos sean de tratamiento de
información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o
científicos;
e.
Cuando los datos provengan de datos
relacionados con el Registro Civil de las Personas.
6.1.
IMPLEMENTACION
DE LA AUTORIZACIÓN
6.1.1.
PROCESOS DE MERCADEO Y FUERZA DE VENTAS
Antes de la recolección de datos personales del posible cliente, se solicitara al mismo la respectiva autorización para el tratamiento de datos personales, sin ella GESTION IDONEA S.A.S. no podrá realizar ningún tratamiento de datos. Posterior a la autorización esta será archivada en la respectiva carpeta del contrato con el cliente y será custodiada por la Dirección Jurídica tomando las medidas necesarias para que esta no sea adulterada, consultada, perdida o usada sin autorización o de forma fraudulenta.
6.1.2.
PROCESOS DE SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN
Antes de la recolección de datos personales del candidato para ambos procesos, se solicitara al mismo la respectiva autorización para el tratamiento de datos personales, sin ella GESTION IDONEA S.A.S. no podrá realizar ningún tratamiento de datos del candidato, cuando dicho candidato cumpla con los requisitos para la contratación y se proceda a la misma, dicha autorización será archivada en su respectiva carpeta, la cual será custodiada por la jefatura de Recursos Humanos y la misma deberá impedir que sea adulterada, consultada, perdida o usada sin autorización o de forma fraudulenta.
7. NORMAS
7.1.
DERECHOS
DEL TITULAR Y CONDICIONES DE LEGALIDAD EN EL TRATAMIENTO DE DATOS
De acuerdo al artículo 8 de la ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tendrá derecho a:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
7.2.
DEBERES
DE GESTION IDONEA S.A.S. FRENTE AL TRATAMIENTO DE DATOS
Conforme
al artículo 17 de la ley 1581 de 2012 el responsable del tratamiento de los
datos personales deberá cumplir con los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
8. POLÍTICAS
La política del Tratamiento
de datos se deberá manejar durante todo el proceso del tratamiento de los
datos.
Todo cambio o modificación
que se ejecute en la política del tratamiento de datos se deberá informar de
inmediato al titular de los datos, de esta forma dará su autorización para
continuar con el tratamiento de los datos o desistir del mismo.
Si se llegase a presentar algún caso donde no sea posible informar al titular de los datos sobre la política de tratamiento de datos, entonces se deberá informar por medio de un aviso de privacidad al titular y de cómo puede acceder a la política, en todo caso no se excederá en tiempo por tardar al momento de la recolección de los datos.
9.
SEGURIDAD
DE LA INFORMACIÓN
La
Alta Gerencia de la empresa comprometida con que el tratamiento de datos
personales permite que se realice todo lo necesario y aprueba presupuesto en
tecnología para que la información sea lo más segura posible y que la misma no
llegue a terceros de manera indebida y sin autorización del titular, para ello
garantiza que:
a.
Maneja
medidas de seguridad suficientes para la protección de los datos de nuestros
trabajadores y clientes.
b.
Se
implementa la política de tratamiento de datos personales garantizando a todo
trabajador y cliente el buen tratamiento de los datos.
c.
Protege
dentro de los sistemas de la empresa la información a través de códigos de
acceso y contraseñas los cuales aseguran que solamente personal autorizado
tendrá acceso a ellos.
d.
Cuida
la información suministrada con medios tecnológicos confiables que impiden un
mal uso de la misma y evita que llegue de forma incorrecta a terceros.
e. La empresa asignará los recursos necesarios para la protección de los datos personales a través de medios tecnológicos u otros.
10.
PROCEDIMIENTOS
10.1.
CONSULTAS
El titular de los datos personales podrá consultar la información que repose y está contenida en cualquiera de las bases de datos de la empresa GESTIÓN IDÓNEA S.A.S.
El Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberá suministrar a este toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
La consulta se formulará mediante escrito y deberá ser radicado en la jefatura de Recursos Humanos, ubicada en nuestra oficina principal en la avenida calle 80 No 22 – 37 o a través de nuestro email dur@gestionidonea.com siempre y cuando se verifique que quien solicita la información si es titular de datos personales dentro de la empresa.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
10.2.
RECLAMOS
El Titular de los datos personales que considere que la información contenida en una base de datos de GESTION IDONEA S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización, supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrá presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento y deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañada de los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
10.3.
REQUISITO
DE PROCEDIBILIDAD
El Titular de los datos personales sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.
10.4.
TRANSFERENCIA
DE DATOS
Queda
totalmente prohibida la transferencia y el uso para fines diferentes de los datos
personales a terceros, sin la debida autorización del titular.
Los colaboradores de GESTION IDONEA S.A.S. deberán
cumplir con lo estipulado aquí, en caso de incumplimiento será considerado como
una falta grave a sus obligaciones laborales y como consecuencia dará lugar a
la terminación de la relación laboral con justa causa, sin perjuicio de las
acciones legales pertinentes.
Política de protección de datos
GESTION IDONEA S.A.S. Dentro de sus políticas y dando cumplimiento a lo definido en la ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013 y en desarrollo del derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos y demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.